Preguntas frecuentes

Lo que nos suelen preguntar

Si no encuentras tu pregunta, escríbenos y te respondemos.

¿Cuánto se tarda en empezar a usar Weikos?

Muy poco. Al empezar hacemos con vosotros la configuración inicial (la institución, las agrupaciones y los roles), que lleva menos de una hora. Desde ese momento podéis crear proyectos y los músicos los ven en la app. Si empezáis con uno o pocos proyectos, estáis funcionando el mismo día. Con una temporada entera, lo normal es tenerlo todo en marcha en una semana. Hacemos con el equipo de gestión las sesiones de formación que necesitéis, y una sesión para explicar la app a los músicos.

¿Nos ayudáis a pasar a Weikos lo que ya tenemos?

Sí. Nos pasáis el listado de vuestra plantilla estable y del personal, tal como lo tengáis, y os dejamos preparados sus contratos. Cada músico crea su cuenta y la enlazamos con su contrato. Muchos músicos ya están en Weikos, así que suele ser inmediato. Si queréis empezar con base, os ayudamos a cargar vuestros últimos proyectos, y también la programación o los presupuestos de la temporada. Lo demás (proyectos, servicios, partituras) lo vais añadiendo vosotros desde el primer día, y si algo se os complica, os echamos una mano.

¿Cómo es la demo y cuánto dura?

Es una videollamada de entre 30 y 45 minutos. Antes nos contáis cómo trabajáis y la preparamos con ejemplos como los vuestros: un proyecto de principio a fin, la contratación y lo que ve cada músico en la app. Se pide desde el formulario y os escribimos para buscar fecha.

¿Cuánto cuesta?

Es una suscripción anual, con un precio según el tamaño de vuestra institución. Os preparamos una propuesta a medida después de la demo. Incluye la puesta en marcha, la formación, las apps para todos los músicos y el soporte, sin coste por músico.

¿Los músicos tienen que pagar algo?

No. La app es gratuita para los músicos y sirve para todas las agrupaciones con las que trabajan. Cada músico tiene su perfil profesional y puede mostrarlo en la red de Weikos para que otras instituciones le encuentren cuando buscan músicos. Además, tiene a mano todo lo que la institución pone a su disposición: proyectos, servicios, partituras y contratos. Y si quiere llevar su propia actividad como solista, estamos preparando planes para solistas y pequeñas agrupaciones: puede apuntarse a la lista de espera.

¿Hay que instalar algo?

En vuestros ordenadores, nada: la gestión se hace en el navegador, desde Windows o Mac. Los músicos descargan la app gratuita de App Store o Google Play, o entran por la web.

¿Funciona si tenemos varias agrupaciones?

Sí. Todas van en la misma cuenta de la institución, cada una con sus proyectos, su plantilla y su calendario. Cada persona del equipo de gestión ve lo que le corresponde según su rol: quien lleva toda la institución lo ve todo junto, y quien se ocupa de una sola agrupación ve solo esa.

¿En qué idiomas está?

En español, inglés, catalán e italiano. Cada persona elige el suyo y recibe los avisos en ese idioma.

¿Cómo protegéis los datos de nuestra institución?

Los datos de vuestros músicos y de vuestra institución están protegidos en varias capas:

• Dónde están: en Amazon Web Services, en Fráncfort, dentro de la Unión Europea, y siempre guardados cifrados.
• Lo más sensible, doblemente protegido: el DNI, el IBAN y el resto de datos personales delicados llevan además su propio cifrado, dato a dato.
• Cada uno ve lo que necesita: cada persona accede solo a lo que su rol le permite, e incluso dentro de eso los datos sensibles aparecen ocultos en pantalla para quien no tiene por qué verlos completos.
• Todo deja rastro: queda registrado quién cambia, exporta o borra cada dato, así que siempre se sabe qué ha pasado y quién lo hizo.
• Y por contrato: las cláusulas de encargo del tratamiento que exige el RGPD van en el contrato con cada institución.

¿Qué pasa si se borra algo por error?

Nos escribís a help@weikos.io y lo recuperamos. Guardamos copias de los últimos 30 días, así que podemos devolver lo que se haya borrado a como estaba en cualquier momento de ese plazo, y los archivos borrados también se recuperan.

¿Hay permanencia?

Solo la del año contratado. La suscripción es anual y se paga por adelantado, así que cubre el año entero aunque dejéis de usar Weikos antes. Si vuestro contrato se renueva solo cada año, para no renovar basta con avisarnos por escrito al menos un mes antes de que termine. Y vuestros datos os los lleváis siempre: lo explicamos en «¿Podemos llevarnos nuestros datos si dejamos Weikos?».

¿Qué soporte tenemos?

Nos escribís a help@weikos.io y os respondemos en días laborables. Si algo os impide trabajar, lo atendemos con prioridad, y el resto de consultas, normalmente en el día. El soporte es para todos, para el equipo de gestión y para cada músico, y está incluido en la suscripción, igual que el mantenimiento, las actualizaciones y las copias de seguridad. Nos ayuda una asistente IA, y siempre hay una persona del equipo detrás. En help.weikos.io tenéis guías paso a paso de cada parte de Weikos, y para la puesta en marcha os acompañamos con sesiones de formación online.

¿Podemos llevarnos nuestros datos si dejamos Weikos?

Sí, los datos son vuestros. Cuando queráis podéis descargar en Excel o Word la plantilla, los contratos, los proyectos, el repertorio, los gastos e ingresos, las ausencias, los registros de jornada, los documentos y las partituras. Y si algo se os resiste, nos lo pedís y os lo preparamos nosotros.

Además, la ley está de vuestra parte. El RGPD obliga a quien trata los datos por cuenta de una institución a devolvérselos o borrarlos, como ella elija, cuando termina el servicio. Y el Reglamento europeo de Datos obliga a los programas en la nube a dejar que sus clientes se lleven sus datos y cambien de proveedor sin trabas. Nosotros lo cumplimos: si os vais, os entregamos una copia completa y guardamos vuestros datos seis meses por si necesitáis recuperar algo. Pasado ese plazo, los borramos.

Y si venís de otro programa que os pone pegas para daros vuestros datos, la ley también os ampara. Escribidnos y os ayudamos a traerlos a Weikos.